【時効の援用の通知方法は?】

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借金の時効は、民法上「消滅時効」とされており、単に時効期間が満了しただけでは成立しません。

時効が完成するには、債務者(借り手)が債権者(貸し手)に対して、時効を主張しなければなりません。

時効を主張する行為を援用(えんよう)といい、その通知の手段は内容証明郵便で行うのが一般的です。

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【内容証明郵便とは?】

あまり耳慣れないかもしれませんが、内容証明郵便は郵便局で扱っている郵便の一種で、いつ、いかなる内容の文書を誰が誰にあてて差し出したかということを、差出人が作成した謄本によって郵便局(郵便事業会社)が証明する制度です。

わかりやすく言うと、「手紙を送った」「いや、受け取っていない」とか、「手紙に○○と書いた」「いや、そんなこと書いてなかった」などの言い争いを回避するために、手紙に証拠を残す方法です。

 

人と人が顔をつき合わせて話し合いをするなら、その内容について契約書や覚書、あるいは借用書や領収書といった書面で証拠を残せますが、差出人が一方的に送る単なる手紙では、上記のような押し問答に発展しかねません。

そこで、送り手が相手から、「そんな手紙はもらってない」とか「手紙には、そんなことは書いてなかった」などと言われないために手紙の内容を証明してくれる制度、それが内容証明です。

内容証明の発送方法

内容証明の差出方法は、以下の通りです。

まず、内容証明はすべての郵便局において発送することができるものではありません。
差し出すことのできる郵便局は、郵便事業会社(日本郵便)の支店と同じ建物にある郵便局(いわゆる本局)のほか、一部支社が指定した郵便局に限って、内容証明郵便物を受け付けています。
なので、発送にあたっては事前に取り扱い局かどうか確認してください。

差し出しに必要なものは以下の通りです。

1. 内容文書(受取人へ送付する手紙)
2. ①の謄本2通(①のコピーで可。差出人と郵便局が各1通ずつ保存します。)
3. 受取人の宛名(住所氏名)を記載した封筒(差出人の住所氏名を明記)

以上を郵便窓口に提出して所定の料金を納付して発送します。
手続きに行くときは、文書その他の訂正に備えて、念のため差出人の印鑑を持っていくことをおすすめします。

また、内容文書・謄本とも、用紙の大きさ、記載用具を問われませんが、謄本には字数・行数の制限があります。
詳細は日本郵便のHPを確認してください。

差出人は、差し出した日から5年以内に限り、差出郵便局に保存されている謄本の閲覧を請求することができ、手持ちの謄本を提出すれば再度証明を受けることができます。

【相手に届いた証拠は配達証明で!】

上記の通り、内容証明は、郵便局が「その手紙にどんなことが書いて合ったのか」を証明してくれる制度ですが、内容証明郵便を送っただけでは、相手に「そんな手紙は受け取っていない」と言われてしまえば対抗できません。
そこで、内容証明の発送には配達証明を利用します。

確かに、内容証明では、○年○月○日、こういう内容の手紙を出したということを郵便局が証明してくれます。
しかし、それだけでは相手が確実に手紙を受け取った証拠にはならないのです。

正確に言うと、内容証明郵便は書留なので、相手が手紙を受け取る時に印鑑を押すため、手紙を受け取った記録は残ります。
が、それだけでは、あなたが出した手紙がいつ相手に届けられたのかを証明する証拠にはなりません。

民法では「意思表示は、その通知が相手方に到達した時から効力を生じる」という到達主義を原則としていますし、そもそも内容証明は、物事の証拠の一つとして利用される制度なので、いつなんどき相手に手紙が配達されたのか、その日付が重要となる場合が多々あります。

配達証明郵便は、差し出した手紙が相手に何月何日に届けられたのかを証明してくれる郵便システムです。

配達証明の手続きは、手紙を発送する際に、「配達証明にしてください」と指定するだけでOK。
内容証明郵便等の書留に配達証明を付けて送付すると、受取人に届けられた後にハガキ形式の配達証明書が送られて来ますので大切に保管してください。

【内容証明は自分で出せる!?】

以上の通り、内容証明の作製や発送手続きは難しいものではないので、素人が自分で挑戦することもよいと思います。

ただし、通知する内容(手紙の内容)によっては、法律に関する要件や判断それから法的な効果について、専門的な見解が求められる場合があります。
つまり、内容証明郵便を出したいと考えている案件が、法律的にどのような状態であるのか、どういう解決策があるのか、などの法的判断が必要な場合には、専門家に相談することが望ましいということです。

素人判断で先走ったために、かえって物事をこじらせてしまったり、自分に不利な状態に陥ってしまっては本末転倒です。
そういったことを避けるためには、やはり法務の専門家に委ねるのが賢明かもしれません。

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【消滅時効援用通知の書き方】

前述したとおり、時効の援用通知には内容証明郵便を利用します。

内容証明を作成する際、用紙には指定はありません

また、手書き、印字の指定もないため、市販されている専用の用紙や原稿用紙・便せんに手書きするか、パソコンで作成しプリントアウトしてください。

ただし、内容証明郵便には、相手用(送付)、郵便局用(保管)、自分用(控え)の3部が必要です。

また、書式には下記のようなルールがあります

縦書きの場合

  • 1行につき20文字以内、1枚につき26行以内

横書きの場合

  • 1行につき20文字以内、1枚につき26行以内
  • 1行につき13文字以内、1枚につき40行以内
  • 1行につき26文字以内、1枚につき20行以内

いずれを採用しても構いませんが、一般的には、Microsoft Wordの原稿用紙ウィザードによる20字×20字の書式(1行20字以内、1枚26行以内に該当)するケースが多いようです。

書面タイトルは消滅時効援用通知書

消滅時効を援用通知する書面では、タイトルは「消滅時効援用通知書」としてください。

その上で、必ず記載が必要な項目があるので、それらすべてについて漏れのないように記載する必要があります。

  • 日付
  • 債権の内容特定
  • 時効が完成していること
  • 時効を援用すること
  • 差出人(援用者)とその連絡先情報

それと、最終ページの末尾には、郵便事業株式会社の認証スタンプが押せる程度の余白を開けておきましょう。

消滅時効援用通知書の書式例

 

 消滅時効援用通知書
 平成〇年〇月〇日 東京都〇〇区〇〇 〇〇ビル〇〇〇号室
 株式会社〇〇金融 代表取締役 〇〇〇〇殿 埼玉県〇〇市〇〇  〇〇〇〇 印
電話番号〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
FAX番号〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇

 私が貴社より返済を請求されている債務に関
 しましては、最終弁済日から5年以上が経過
 しており、時効の中断事由なども見当たりま
 せん。
 よって、既に時効が完成しております。

 契約番号:〇〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
 借入人氏名:〇〇〇〇(フリガナ)
 生年月日:昭和〇〇年〇月〇日
 住所:埼玉県〇〇市〇〇
 当初借入額:〇〇万円

 つきましては、本通知書をもって上記債権に
 ついて、貴社に対し消滅時効の援用をさせて
 いただきます。
 貴社におかれましては、本書面を受領後速や
 かに信用情報機関宛に通知をして、登録され
 た事故情報を抹消されますよう、併せてお願
 い申し上げます。

上記はあくまでも一例なので、文面をアレンジすることは問題ありませんが、記載しなければならない基本事項だけはしっかりと押さえ、かつ、とにかく「時効援用の意思」を明確に示すようにしてください。

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